在進行系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)建立之前，需要對“庫存商品”、“往來單位”、“內部職員”、“存貨倉庫”、“部門信息”、“會計科目”、“固定資產”等內容搭建一個基本的框架。例如：可以先建立商品的目錄，而不論倉庫是否有庫存，此后對商品的選取可直接在建立的商品庫中“選往來”，不必像手工賬一樣重復地抄寫。
基本信息多級分類的概念：
基本信息中的商品、往來單位、職員、倉庫部門、會計科目的信息可以進行多層的分類，便于對各種基本信息進行歸類管理。如果您經營的商品種類很多，您很可能將您的商品按一定的屬性進行分類管理；如果與您有業(yè)務往來的單位很多，您可能會將您的往來單位按地區(qū)或其它進行分類，“多級分類”正是基于這一現(xiàn)實模式而創(chuàng)建的。
舉例：以基本信息－庫存商品為例，庫存商品有“日用百貨”、“日用家電”、“食品”等大類，“日用家電”下面又分“彩電”、“冰箱”、“洗衣機”等。則分別錄入“日用百貨”、“日用家電”、“食品”等信息，得到如左邊樹所示。
然后對日用家電進行分類，然后錄入“彩電”等，從而進行分類管理。
點左邊類別，再點空白新增或者復制新增，則表示在該類下添加新的基本信息；
修改：即對選中的基本信息進行修改；
刪除：即對選中的基本信息進行刪除。
分類：對不曾使用過的商品信息進行分類處理，即將不曾使用過的商品信息設置為商品類，并在其下添加新的商品信息。（已經錄入期初數(shù)量或已經做過單據(jù)的商品無法分類！）
上移：即將某行信息與其上一行號信息交換順序，從而進行手動調整順序；與下移、保存配套使用，不保存的話，手動調序沒有意義。
下移：即將某行信息與其下一行號信息交換順序，從而進行手動調整順序；
保存：即對手動調整順序的結果進行保存，便于下次進入時看到的還是上次調整過的順序；
以同樣方法，依次可以進行再往下分類，本軟件支持無限制級數(shù)的分類操作。
★ 基本信息的刪除
基本信息的刪除是有一定控制的。如果某末級基本信息已經有數(shù)量金額并且已經開賬，則此基本信息不能再進行分類，也不能進行刪除。只有在下一年度期初才可以進行調整。
★ 其它注意事項
庫存商品的基本信息中，不能有兩個商品全名與編號全部相同。系統(tǒng)以全名和編號共同來確定一個具體的商品。
掃描槍的使用：在錄入基本信息時，可以通過掃描槍來錄入條碼。掃描槍的使用與鍵盤類似，在需要錄入條碼的地方可以使用掃描槍錄入數(shù)據(jù)。
在建立完基本信息之后，就可以進入“期初建賬”了。
